Administración del tiempo - reseña crítica

En este libro, Brian Tracy nos comparte 21 estrategias para ser un experto en la gestión del tiempo.

Cuando te organizas de forma eficaz, puedes realizar todo lo que te propones. ¿Te animas a saber cómo lograrlo?

1. La psicología de la administración del tiempo

El modo en que piensas y te sientes contigo mismo determina en gran medida tu calidad de vida. Tu autoestima aumenta cuando trabajas de manera eficiente, y disminuye cuando no lo haces.

Las personas que administran bien su tiempo se sienten positivas, confiadas y a cargo de sus vidas.

La psicología de la gestión del tiempo se basa en un principio llamado Ley de Control, que establece que sentirse bien con uno mismo depende de si creemos tener o no el control de nuestra vida.

2. Establece tus valores

Dado que la gestión del tiempo es realmente la gestión de nuestra vida, la mejora de tu productividad personal comienza con un examen de tus valores, y no es posible manejar tu tiempo adecuadamente a menos que sepas cuáles son esos valores.

Una de las principales causas de estrés e infelicidad es la sensación de que lo que estás haciendo no tiene sentido.

Puedes llegar a ser más eficiente con las técnicas de gestión del tiempo, pero esto no va a hacerte ningún bien si acabas por ser más eficiente en algo que no tiene sentido para ti.

3. Piensa en tu visión y misión

Stephen Covey dijo: “Comienza pensando en el fin”. Una forma de plantearte qué es lo que buscas podría ser respondiendo a estas preguntas:

• ¿Cuál es el resultado final, el objetivo o logro por el que te estás esforzando?
• ¿Dónde quieres terminar al final del día?
• ¿Estás trabajando con el fin de ganar dinero suficiente para estar seguro y feliz?
• ¿Estás trabajando porque amas tu trabajo o porque sientes que tienes que cumplir una misión muy importante?
• ¿Cómo sería tu mundo si lograras tu meta más grande?
• ¿Cuál es la visión que tienes de ti y de tu carrera a largo plazo?
• ¿Qué diferencias quieres marcar en la vida de otras personas?

4. Proyecta hacia adelante, mira hacia atrás

¿Sabes cuál es el trabajo más importante y valioso que haces, en cualquier campo o profesión? ¡Pensar!

Tu capacidad para pensar con claridad acerca de lo que haces y cómo lo haces tendrá un impacto mayor en tus resultados futuros que cualquier otra acción que tomes.

Aparta treinta minutos o más cada día para revisar tus metas, planes y progreso. El mejor momento para realizar esta revisión es a primera hora de la mañana. Tómate un tiempo para pensar, planear, soñar y crear.

5. Redacta planes

Todos los administradores de tiempo exitosos son buenos planificadores. Hacen listas y sublistas para lograr cada objetivo, mayor y menor.

El tiempo que inviertes en pensar sobre papel lo que necesitas llevar a cabo, antes de comenzar el trabajo, te devolverá un rendimiento en energía personal de mil por cien: diez minutos ahorrados por cada minuto que inviertes en la planificación de tu trabajo.

Los proyectos más importantes en los negocios y en el mundo que nos rodea son completados por personas que trazan planes de acción detallados antes de comenzar.

6. Registra tus proyectos

La mayor parte del trabajo en los negocios consiste en una serie de proyectos. Tu habilidad para completar proyectos determina en gran medida el éxito de tu carrera.

Un proyecto se define como un “trabajo multitarea”, es decir, que es resultado de la realización de una serie de muchas tareas de menor tamaño.

Puedes comenzar por determinar las metas y objetivos que debes alcanzar para disfrutar de los resultados que deseas. Comienza pensando en el final. Aparta tiempo para desarrollar una claridad absoluta acerca de cómo se verían tus objetivos si fuesen cumplidos de forma excelente.

7. Crea tu lista diaria de “cosas por hacer”

Tal vez, la herramienta más poderosa de gestión del tiempo sea una lista diaria de actividades creada para servirte como plan de acción de tu día.

Todos los administradores de tiempo exitosos piensan sobre el papel y trabajan a partir de una lista diaria de actividades.

Al final de cada día, la última cosa que haces debería ser planificar el día siguiente.

Nunca hagas algo que no esté en tu lista. Si surge una nueva tarea o proyecto, anótalo en tu lista y establece su prioridad antes de empezar a trabajar en ello.

8. Establece prioridades claras

Haz tu lista diaria de actividades y luego pregúntate: Si me llamaran para estar fuera de la ciudad durante un mes a partir de mañana, ¿qué actividades de esta lista querría haber completado antes de irme?

Lo que comienzas a hacer al principio del día se convierte rápidamente en el patrón que seguirás en las próximas horas.

Al final del día puede que descubras que has perdido todo tu tiempo en tareas pequeñas y sin sentido, y que no has conseguido realizar nada de verdadero valor. 

9. No te desvíes

¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo en este momento?

Puesto que esta es la pregunta más importante de toda la gestión del tiempo, háztela una y otra vez hasta que se convierta en una guía automática que te motive y te lleve a centrarte en tu tarea o actividad de mayor valor.

Cuando organices todas tus actividades de tiempo y de trabajo en torno a la respuesta a esta pregunta, te sorprenderá cuánto más productivo te vuelves y con qué rapidez.

10. Establece tus áreas de resultado clave

Tal vez la clave más importante para una alta productividad sea que puedas centrarte y fijarte en las cosas más valiosas e importantes que puedes hacer a lo largo del día.

El desarrollo de una claridad absoluta sobre tus áreas de resultado clave es esencial para la eficacia ejecutiva y la alta productividad.

Tus áreas de resultado clave son aquellas cosas por las que has sido contratado para hacer, lograr u obtener.

Centrarse en las áreas de resultado clave es la forma más directa de dar rienda suelta a la eficacia, la energía, la persuasión, el entusiasmo y la energía.

11. Delega en otros

Una de las mejores herramientas de gestión del tiempo es conseguir que alguien haga la tarea completamente.

Tu capacidad para delegar tareas de menor valor en aquellos que las pueden hacer a un precio por hora o salario inferior es una de las habilidades vitales en la administración moderna.

Delega todo lo posible en quienes puedan hacer las tareas tan bien como tú o mejor. Delegar es una habilidad que te permite aprovechar y multiplicar tu talento y habilidad.

12. Concéntrate y sé firme

La concentración y la firmeza son requisitos esenciales para todo gran logro. La concentración significa que una vez que comienzas con tu tarea más importante, te comprometes a perseverar sin desviación ni distracción.

Tu capacidad de concentración, con la mente puesta en el uso más importante de tu tiempo, es el número uno de los requisitos para el éxito.

Podrías cumplir con todos los demás requisitos con inteligencia, habilidad y creatividad, pero si no puedes concentrarte en una sola cosa a la vez, entonces no puedes tener éxito.

13. Supera la procrastinación

Se ha dicho que la procrastinación es “la ladrona del tiempo”. Tu capacidad para superar la dilación y hacer el trabajo a tiempo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en tu carrera.

Sin embargo, es un hecho que todo el mundo posterga algo. Hay mucho que hacer y poco tiempo. Puedes ser una persona de alta o baja productividad.

La persona de alta productividad posterga las tareas y actividades de bajo o nulo valor, y la persona de baja productividad posterga las tareas que tienen un valor considerable para la empresa y para su propia carrera.

14. Crea bloques de tiempo

Requieres bloques ininterrumpidos de tiempo para lograr el máximo desempeño. Cuanto más importante es tu trabajo, más importante se vuelve para ti crear bloques de tiempo para trabajar en proyectos serios.

Es necesario un mínimo de 60 a 90 minutos para lograr cualquier cosa que valga la pena. Se tarda unos treinta minutos solo para entrar mentalmente en una tarea compleja, tal como la preparación de una propuesta, un informe o incluso la planificación de un proyecto importante.

Una vez que estés dentro de la tarea, puedes concentrarte con firmeza a un alto nivel de conciencia y creatividad durante los siguientes sesenta minutos de trabajo serio.

15. Controla las interrupciones

Las interrupciones inesperadas y no programadas se encuentran entre los mayores dilapidadores de tiempo en los negocios y la industria.

Estas interrupciones pueden venir en forma de una llamada de aviso, un teléfono que suena, un mensaje, o gente que simplemente te interrumpe cuando estás en proceso de realizar alguna actividad.

La regla para ti es trabajar todo el tiempo que trabajes. Cuando entres en tu lugar de trabajo, comienza a trabajar de inmediato, no charles con otras personas, no leas el periódico ni navegues por internet.

Dado que ya planeaste tu día la noche anterior, empieza de inmediato con tu tarea más importante y sigue trabajando.

16. Agrupa tus tareas

Agrupar tus tareas significa simplemente hacer cosas similares al mismo tiempo. Hay una curva de aprendizaje en todo lo que haces.

Al completar una serie de tareas similares o idénticas de forma consecutiva, la curva de aprendizaje te permite reducir en hasta un 80% el tiempo necesario para completar cada tarea al momento de completar la quinta tarea idéntica.

Por ejemplo, si tienes muchos correos pendientes por responder, trata de agruparlos y responderlos en el mismo bloque de tiempo, lo mismo si tienes que devolver llamadas.

Haz todas tus tareas similares al mismo tiempo, en lugar de hacer un poco ahora y un poco más tarde.

17. Gestiona el teléfono

El teléfono puede ser un excelente sirviente o un amo terrible, especialmente si te sientes obligado a responder cada vez que suena.

Para lograr la máxima productividad, debes poner el teléfono en su lugar para no terminar como esclavo de cualquier persona que marque tu número.

La mejor manera de tener el control sobre tus llamadas telefónicas es filtrarlas todas por tu empleado administrativo, o por ti mismo, de lo contrario pon el teléfono en silencio y deja que las llamadas vayan al correo de voz.

18. Dirige reuniones eficientes

Entre el 25 y el 50% del tiempo de gestión se emplea en reuniones de todo tipo: personales, de pasillo, al salir o entrar de la oficina, o encuentros formales en una sala diseñada para ello.

La clave para tener reuniones eficientes es preguntarse si vale la pena tenerla, si se tratará algo importante o si se puede utilizar otro medio para comunicarlo a todos.

Se debe preparar un orden del día, y seguir el orden que se tenga escrito para ahorrar tiempo.

19. Lee más rápido, recuerda más rápido

Invierte tiempo en ser selectivo con lo que lees. La mejor herramienta para ahorrar tiempo en el mundo actual de la información es el botón de borrado del teclado.

Úsalo pronto y a menudo. Resiste la tentación de gastar tiempo leyendo cosas que no son de valor inmediato o que no tienen relevancia para tu vida y tu trabajo.

Trata de agrupar tus lecturas por artículos, libros y correos prioritarios.

Lee solo aquello que tenga que ver con tus propósitos y te brinde información que pueda serte útil en algún momento.

20. Invierte en desarrollo personal

Lo más importante que puedes hacer para aumentar tu valor y mejorar tus resultados es ser más eficaz en las cosas que haces.

El autodesarrollo debe ser una parte permanente y continua en tu uso diario del tiempo. Se trata de una función clave de la gestión del tiempo que puede situarte en el camino hacia el despacho ejecutivo y más allá.

Trabaja en el desarrollo y mejora tu persona cada día, asiste a seminarios, escucha conferencias o lee libros que hablen del tema de tu interés y sé cada día mejor.

21. Organiza tu espacio de trabajo

Una de las herramientas de gestión del tiempo más grandes es trabajar sobre un escritorio limpio y en un espacio de trabajo organizado.

Así como un chef limpia la cocina antes y después de cocinar, deberías organizar tu espacio de trabajo completamente antes de comenzar a trabajar.

Uno de los empresarios más exitosos de la historia reciente afirma que la clave de su éxito fue “trabajar siempre sobre un escritorio limpio”.

Notas finales

El último punto sobre la gestión del tiempo es el concepto de equilibrio, lo más importante que puedes integrar en tu vida, junto con la moderación.

Mediante la práctica de los métodos, ideas y técnicas de este libro, te convertirás en un maestro de la administración del tiempo y tendrás más tiempo para tu familia y tu vida personal.

El principal propósito de aprender y practicar las habilidades de gestión del tiempo es aumentar y mejorar tu calidad de vida.

Consejo de 12min

Si te quedaste con ganas de más consejos para ser un maestro en la administración del tiempo, te recomendamos “¡Tráguese ese sapo!”, del propio Brian Tracy.